Le stress au travail vous connaissez ? On est tous plus ou moins concernés : courir dans tous les sens, ne plus savoir où donner de la tête, ne jamais avoir le temps de rien, en gros être complètement débordé. Et bien aujourd’hui c’est terminé (ou presque…), car je vous donne quelques astuces pour mieux organiser votre temps de travail.

1. ORGANISEZ VOTRE ESPACE

Organiser son temps de travail, c’est commencer par organiser son espace de travail, que ce soit votre bureau physique, ou votre ordinateur. Si vous devez envoyer tel fichier à tel client, mais que vous perdez déjà 5 minutes à le retrouver, imaginez dans quel état vous allez finir la journée… Alors on commence par supprimer tout ce qui est futile pour ne garder que l’utile ! Utilisez des classeurs, des pochettes de couleurs, peu importe, tant que ça reste organisé et que vous vous y retrouvez.

Pareil pour votre ordinateur, faites des dossiers, en fonction de vos clients, du type de demande, etc…

Vous verrez, vous gagnerez déjà énormément de temps rien qu’en organisant votre espace !

2. LES TO-DO LISTES

Les To-Do listes, sont tout simplement les listes des choses que vous avez à faire dans la journée (ou la semaine). Les mettre en place vous permettra encore de gagner du temps et de ne pas rechercher dans tel ou tel dossier ce que vous deviez faire pour vendredi 15h. Vous pouvez les coupler avec des rétro-planning, qui sont des plannings qui vous permettent de noter les deadlines de vos projets.

Ces 2 méthodes vous permettront d’identifier vos priorités et d’éviter de traiter 20 dossiers en même temps, ne sachant plus lequel traiter en premier.

Commencez par les tâches les plus rapides à effectuer et continuez avec vos dossiers les plus importants, ce qui vous permettra de vous libérer pour ceux qui resteront en attente.

3. REDUIRE VOS INTERRUPTIONS

Prévoyez au moins un temps dans la journée où votre porte sera fermée, où votre téléphone n’existera plus et où vous ne répondrez plus à vos mails. Cela vous permettra de rester concentrer sur une tâche ou un dossier, sans être interrompu par un collègue qui veut vous raconter son week-end, ou le téléphone qui sonne pour la 100ième fois de la journée.

Prévenez vos clients et vos collègues qu’entre telle et telle heure, vous n’êtes pas disponible.

Vous verrez, encore une fois, vous gagnerez du temps (presque sans vous en rendre compte).

4. DELEGUEZ !

Ce n’est pas toujours chose facile, mais ça vous changera la vie ! Faites confiance à vos collègues, n’hésitez pas à leur déléguer des tâches (dans la mesure du raisonnable, bien-sûr) que vous n’aurez pas le temps de réaliser dans les délais. En partageant vos tâches, vous gagnerez en temps et en productivité !

Pensez que vos collègues ne sont peut-être pas aussi occupés que vous et qu’ils auront donc peut-être plus de temps à accorder à ce dossier : il sera certainement mieux traité par quelqu’un d’autre. Vos collègues peuvent aussi être plus compétents que vous dans certains domaines (on ne peut pas être parfait), c’est pour cela, n’hésitez plus à déléguer.

Le petit plus : vous renforcerez la cohésion de groupe en faisant confiance à vos collègues pour des taches qui vous ont été assignées.

5. TROUVEZ VOTRE RYTHME

Certaines personnes sont plus efficaces le matin, d’autres plutôt l’après-midi, alors que certains préfèrent carrément travailler le soir (c’est mon cas). Le truc c’est de trouver votre rythme. Si vous êtes plus efficace le matin, privilégiez les tâches plutôt complexes pour la matinée et gardez les moins compliquées pour l’après-midi (la sieste nous appelle toujours après le repas).

Mais pensez également à faire des pauses ! Quand vous commencez à perdre en concentration, n’hésitez pas à prendre 15 minutes de pause (pas 4 fois par heure bien évidemment) pour vous changer les idées quelques minutes, avant de vous recentrer sur votre dossier. Pareil pour la pause déjeuner, vous pouvez manger au bureau, mais prenez toujours un peu de temps pour vous, ça vous permettra de souffler un peu et de gagner en productivité quand vous vous remettrez au travail.

6. N’HESITEZ PLUS A DIRE NON !

C’est peut-être la partie la plus compliqué, mais il faut que vous appreniez à dire non à vos collègues. Alors toujours pareil, dans la mesure du raisonnable, dites non si vous êtes complètement débordés et que vous n’avez plus une minute à vous. Cela demande une certaine confiance en soi, je vous l’accorde, mais vous verrez que votre travail gagnera en qualité et vous serez plus serein dans ce que vous faites. Fini les « je lui dis oui pour lui rendre service, mais je ne sais pas comment je vais finir mon dossier avant ce soir ! »

Récapitulons :
– Rangez votre bordel (oui, même ce qui est caché dans ce tiroir là…) !
– Faites-vous de jolies listes
– Enfermez-vous à clef, éteignez votre téléphone, débranchez internet (en gros, coupez vous du monde) !
– Donnez tout ce que vous n’avez pas envie de faire à vos collègues « et que ça saute ! »
– Trouvez le rythme qu’il vous faut, pas trop vite surtout
– Et surtout, le plus important : ENVOYEZ BOULER TOUT LE MONDE (mais avec gentillesse) !
Vous verrez, avec toutes ces astuces que vous gagnerez du temps dans votre travail, mais qu’en plus vous aurez plus de facilité à gérer votre stress !
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Passionné d’audiovisuel, Graphiste et Webmaster auto-ditacte, je créé depuis plusieurs années des supports de communication numérique et physique pour les professionnels.

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